مراجعة إجراء واحد

اختاروا إجراءً واحدًا.
وشاهدوا أين يتوقف.

نرسم إجراءً واحدًا كما يجري فعليًا: كل خطوة، ومن يؤديها، وأين ينتظر العمل، وأي الخطوات يمكن أن يُعِدّها الوكلاء بينما يقرر موظفوكم. الاجتماع الأول خلال أسبوع من طلبكم، والخريطة خلال 10 أيام عمل من ذلك الاجتماع.

  • مجانية
  • إجراء واحد لكل شركة
  • اجتماعان
  • الخريطة لكم

اختاروا إجراءً، وشاهدوه يتفكّك إلى خطوات.

هذا ما تقدّمه المراجعة، على مثال مجموعة تجارية خيالية. أما في إجرائكم، فالخطوات والأدوار ومواضع الانتظار هي من واقع عملكم.

مستندات ومحادثات وجداول بيانات
  1. النظام
  2. يُعِدّه وكيل
  3. يقرّره إنسان
  4. ينتظر العمل
    مثال على مجموعة Zarvane التجارية، وهي شركة خيالية.
    دوركم الآن

    ارسموا الآن مخطط إجرائكم

    خمسة أسئلة تجيبون عنها بالأزرار. ومع كل إجابة، يُظهر المخطط أين ينتظر إجراؤكم، وما الذي يمكن أن يُعِدّه وكيل، وما الذي سنسأل عنه أولًا. احفظوه بصيغة PDF، أو أرسلوه إلى زميل، أو أرفقوه بالطلب.

    5 أسئلة سريعة، وبعدها تحصلون على مخططًا لإجرائكم: أين ينتظر، وما يمكن أن يُعِدّه الوكلاء.

    1أي إجراء؟
    2كيف تصل المعاملات؟اختاروا كل ما ينطبق
    3كم شخصًا يوافق عليها؟
    4أين تنتظر أطول وقت؟اختاروا كل ما ينطبق
    5من يتابعها اليوم؟
    ما الذي يتغيرالإجراء نفسه، مع مكتب عمل ووكلاء

      اليوم يؤدي الناس كل خطوة يدويًا، وتنتظر المعاملة بين خطوة وأخرى.مع المكتب، يُعِدّ الوكلاء الخطوات الروتينية، ويتخذ الناس القرارات، ويقصر الانتظار.

      مخطط إجرائكمدفعة لمورّد
      1. وصول المعاملة وفتحهاعبر البريد الإلكتروني: يقرؤها وكيل ويفتح المعاملةيُعِدّه وكيل
      2. جمع المستندات ومطابقتهايُعِدّه وكيل
      3. التحقق وفق قواعدكميُعِدّه وكيل
      4. الموافقة 1 من 2يقرّره إنسان
      5. الموافقة 2 من 2يقرّره إنسانتنتظر توقيعًا
      6. الإنجاز والتسجيلالنظام

      في هذا المخطط: خطوات يمكن أن يُعِدّها وكيل 3 من 6، ومواضع ينتظر فيها العمل 1، وقرارات تبقى للناس 2.

      ما يلفت النظر

      • تنتظر توقيعًا. تصل المعاملة إلى صاحب الموافقة بعد التحقق منها مع ذكر كل مصدر، فيقرر بزر واحد.

      نبدأ المحادثة الأولى بهذه الأسئلة

      • أيّ الموافقتين تشترطها قاعدة مكتوبة؟
      • أين توجد معاملة «دفعة لمورّد» الآن، وكيف ستعرفون ذلك؟
      • حين تتأخر معاملة «دفعة لمورّد»، من يلاحظ ذلك أولًا، وكيف؟

      إذا طلبتم المراجعة

      المراجعة مجانية: إجراء واحد لكل شركة، واجتماعان، وخريطة الإجراء، وشرحها معًا. يُعقد الاجتماع الأول خلال أسبوع من طلبكم، وتصلكم الخريطة خلال 10 أيام عمل من ذلك الاجتماع.

      أرسلوا المخطط مع الطلب

      أُعدّ من إجاباتكم بقواعد بسيطة، وليس وعدًا. لا يُرسل شيء حتى ترسلوا الطلب أو تطلبوا البريد الإلكتروني.

      قبل الإرسال

      خمسة أسئلة سريعة عن شركتكم

      دقيقة أو دقيقتان، وكلها أزرار. تُرفق الإجابات بطلبكم، فيبدأ الاجتماع الأول مع الأشخاص المناسبين.

      السؤال 1 من 5

      1كم عدد العاملين في شركتكم؟

      ما تحصلون عليه من المراجعة

      • الخريطةالإجراء كما يجري فعليًاكل خطوة، ومن يؤديها، وما الذي تنتظره. نرسمها من مستنداتكم ومحادثاتكم، لا من الأوصاف الوظيفية.
      • الانتظارأين يتوقف العملالمواضع التي تنتظر فيها المعاملة توقيعًا أو ردًا أو جدول بيانات، وسبب انتظارها هناك.
      • التقسيمما يتولاه الوكلاء وما يبقى للناسلكل خطوة: ينفذها النظام، أو يُعِدّها وكيل، أو يقررها إنسان. مع القاعدة التي يستند إليها كل اختيار.
      • البدايةمكتب عمل نبدأ بهأي دور يحصل على مكتب أولًا، وأي معاملات تدخل قائمته، وماذا تشمل التجربة الأولى.

      كيف تجري المراجعة

      بياناتكم تبقى لكم

      نحتاج إلى شكل العمل، لا إلى أرقامكم. أخفوا الأسماء والمبالغ، أو اعرضوا الأمثلة على شاشتكم. كيف نتعامل مع البيانات

      1. تختارون الإجراءإجراء يسبب عناءً: مدفوعات تنتظر، أو عقود تدور في حلقة، أو مشتريات لا يمكن تتبعها.
      2. الاجتماع الأول، خلال أسبوع من طلبكممع مالك الإجراء والأشخاص الذين يقومون بالعمل. نسأل كيف يسير في يوم عادي، وفي يوم سيئ.
      3. بضعة أمثلة حقيقيةمستندات، ورسائل، وجدول بيانات. يمكن إخفاء الأسماء والمبالغ قبل إرسالها.
      4. نرسم الخريطة خلال 10 أيام عملتُحتسب من الاجتماع الأول. الخطوات في مسارات حسب الدور، ومواضع الانتظار، والتقسيم بين النظام والوكلاء والناس.
      5. الاجتماع الثاني: نشرح لكم الخريطةتصححون ما أخطأنا فيه. الخريطة لكم، سواء انتقلتم إلى تجربة أم لا.

      أي إجراء ينتظر أطول وقت؟

      اذكروه في الطلب. نرد خلال يوم عمل واحد، ويُعقد الاجتماع الأول خلال أسبوع من طلبكم. المراجعة مجانية، لإجراء واحد لكل شركة.

      أسئلة يطرحها الناس

      كم تكلف المراجعة؟

      لا شيء. المراجعة مجانية، لإجراء واحد لكل شركة. وتشمل اجتماعين، وخريطة الإجراء، وشرح الخريطة معًا.

      كم تستغرق؟

      يُعقد الاجتماع الأول خلال أسبوع من طلبكم. وتكون خريطة الإجراء جاهزة خلال 10 أيام عمل من ذلك الاجتماع، ونشرحها لكم في الاجتماع الثاني.

      أي إجراء نختار؟

      إجراء تنتظر فيه المعاملات ويضطر أحدهم إلى متابعتها: مدفوعات الموردين، أو اعتماد العقود، أو المشتريات، أو التحصيل، أو التوظيف، أو تعليمات المالك. وإن لم تكونوا متأكدين، أخبرونا أين يكمن العناء وسنساعدكم في الاختيار.

      هل نحتاج إلى تثبيت أي شيء؟

      لا. المراجعة محادثات وبضعة أمثلة من المستندات. لا شيء يمس أنظمتكم.

      ماذا لو كانت مستنداتنا سرية؟

      أخفوا الأسماء والمبالغ والبيانات البنكية قبل الإرسال. تحتاج الخريطة إلى شكل العمل، لا إلى الأرقام. ويمكننا أيضًا الاطلاع على الأمثلة على شاشتكم دون أن نستلمها.

      ماذا يحدث بعد المراجعة؟

      تبقى الخريطة لكم. إذا أظهرت مكتب عمل واضحًا نبدأ به، نقترح تجربة على ذلك الإجراء مع موظفيكم وعلى معاملاتكم. وإن لم تُظهره، تبقى الخريطة دليلًا على أين يتوقف العمل.

      هل هذا مثل تدقيق الإجراءات الذي يقدمه المستشارون؟

      تُرسم الخريطة على النموذج نفسه الذي تعمل عليه المنصة. فكل خطوة ودور وقاعدة فيها يمكن أن تصبح مكتب عمل وقائمة معاملات ووكيلًا، دون وصفها من جديد.

      تواصلوا معنا

      الخطوة 1 من 3
      ماذا تودّون أن تفعلوا؟

      تفضّلون الحديث أولًا؟ احجزوا مكالمة لمدة 30 دقيقة